Con recente nota (n 2572/2023 del 14-04-2023) l’Ispettorato Nazionale del lavoro ha fornito indicazioni operative in ordine al rilascio di provvedimenti autorizzativi per l’installazione nei luoghi di lavoro di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori

Tali indicazioni fanno tesoro dell’esperienza maturata a seguito delle modifiche apportate alla previsione statutaria dal dlgs 23/2015 e tengono conto, attesa l’ormai incontestabile interconnessione in materia, degli orientamenti del Garante per la protezione dei dati personali.

Se infatti da un lato il comma 3 della previsione statutaria vincola l’utilizzo di dati (seppur legittimamente acquisiti ai sensi dei commi precedenti) al rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali; dall’altro, il rispetto delle garanzie di cui all’art. 4 costituisce imprescindibile condizione di liceità dei trattamenti (artt. 5, 6 e 88 GDPR 2016/676 e art. 114 Codice Privacy così come modificato dal d.lgs 101/2018).

Dal punto di vista generale l’Ispettorato è chiaro nel rimarcare, anche alla luce della disciplina vigente:

• il divieto assoluto di controllo intenzionale a distanza da parte del datore di lavoro;
• la conferma del ruolo prioritario dell’accordo collettivo con le rappresentanze aziendali e l’intervento solo eventuale e successivo della procedura autorizzatoria pubblica;
• la natura collettiva del bene giuridico tutelato dalla disposizione statutaria e, quale corollario, l’insufficienza del consenso (seppure informato) dei lavoratori a supplire all’eventuale carenza di accordo o successivo provvedimento autorizzativo.

Specificamente, tra le varie tematiche affrontate, l’Ispettorato (dopo la nota circolare n 2/2016 del 7-11-2016) torna ad affrontare anche il tema dell’utilizzazione di sistemi di geo localizzazione (GPS), su mezzi e dispositivi utilizzati dai lavoratori.

Nel precedente intervento citato (circolare n. 2/2016) l’Ispettorato si era interessato della problematica relativa alla possibilità di considerare tali tecnologie quali “strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa” (e come tali, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 St. Lav., esclusi dalle condizioni e procedure di cui al comma 1).
La soluzione fornita dall’INL in tale provvedimento può essere come di seguito sintetizzata:

• in linea di massima i sistemi di geolocalizzazione vanno considerati come elemento “aggiuntivo e ulteriore” rispetto agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa, e pertanto possono essere installati solo previo accordo sindacale o previa autorizzazione amministrativa;
• solo nei casi in cui tali sistemi sono installati per consentire la concreta ed effettiva attuazione della prestazione lavorativa, ovvero nei casi in cui l’installazione è richiesta da specifiche normativa (es. per trasporto di portavalori superiore ad € 1.500.000,00) questi assumono le caratteristiche di veri e propri strumenti di lavoro e il loro utilizzo può prescindere dalle condizioni di cui al comma 1.

Con la circolare di aprile 2023, preso atto della persistente attualità del tema (atteso il registrato sensibile incremento delle istanze di autorizzazione riferite a sistemi di geolocalizzazione) e riconosciuta l’indubbia rilevanza di tali sistemi a fini della sicurezza del lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, l’INL delimita, alla luce delle indicazioni fornite dal Garante, i principi e gli accorgimenti cardine da adottare in materia a tutela dei soggetti interessati (i lavoratori) al trattamento:

• esclusione della possibilità di monitoraggio continuativo del dipendente (cfr. provvedimento n. 370/2011 Garante per la protezione dei dati personali);
• possibilità di visualizzazione della posizione geografica solo da parte di soggetti autorizzati e limitatamente a quanto strettamente necessario rispetto alle finalità perseguite;
• possibilità di garantire la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro;
• pseudonimizzazione dei dati personali tramite l’utilizzo di dati non direttamente identificativi (cfr. provvedimento n. 247/2017 Garante per la protezione dei dati personali);
• memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite;
• limitazione del trattamento ai dati strettamente necessari per il perseguimento delle finalità prestabilite attinenti alle esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro e di tutela del patrimonio aziendale ex art. 4 St.Lav.

Indici che seppure riportati quali precondizioni per la concessione dell’autorizzazione amministrativa, assumono indubbia valenza generale in quanto elaborati sulla base dei provvedimenti dell’Autorità Garante e quindi idonei ad orientare anche la stesura e il contenuto degli accordi con le rappresentanze sindacali aziendali.